Optimizacija i centralizacija tiskanja u banci Raiffeisen

Pomoću rješenja YSoft SafeQ i Xeroxovih višenamjenskih uređaja do 40-postotnog smanjivanja troškova i učinkovitijeg upravljanja infrastrukturom pisača.

2009. godine je Banka Raiffeisen, zbog visokih troškova, odlučila optimizirati svoje usluge tiska.

Banka Raiffeisen d. d. je bila osnovana 1992. godine pod nazivom Krekova banka. 2002. godine ju je preuzeoRaiffeisen International, upravitelj podružnica u 15 država Srednje i Istočne Evrope te u većinskom vlasništvu Raiffeisen Zentralbank Österreich. Nakon pet godina djelovanja Banke Raiffeisen Slovenija, mijenja ime u okviru opsežne marketinške kampanje koja je dala naslutiti promjenu, te istovremeno ojačala stabilnost i sigurnost tradicionalnih Raiffeisnovih vrijednosti.

Banka Raiffeisen se uvrštava na deseto mjesto na lokalnom tržištu banaka. Njena vrijednost na kraju 2007. godine je iznosila 1,3 milijarde eura. Banka je usmerjena u poslovanje sa stanovništvom te malim i srednje velikimi tvrtkama. Za njih ima 14 poslovnica. Raiffeisen Zentralbank Österreich ima 55.400 zaposlenih u približno 2850 jedinica, koji zajedno brinu za više od 11,7 milijona komitenata.

Visoki troškovi razlog za optimizaciju

2009. godine se Banka Raiffeisen Slovenija, zbog visokih troškova, odlučila optimizirati svoje usluge tiskanja. Glavni ciljevi optimizacije bili su smanjenje troškova te broja nepotrebnih ispisa sa strogim nadzorom tiskanja, kopiranja i skeniranja. Rješenje je, osim optimizacije količine ispisa i troškova, moralo osigurati sigurnost osjetljivih dokumenata te veću udobnost prilikom rada zaposlenih. Zbog jasne hierarhičke strukture banke, koja se odražava također i na infrastrukturi, bio je predan zahtjev za centraliziran tiskarski okoliš. Raiffeisnov informacijski okoliš temelji na virtualiziranom serveru Windows Server te imeniku Active Directory, gdje su pohranjeni svi podaci o njihovim komitentima u Sloveniji.

»Prije optimizacije smo upotrebljavali različite tipove lokalno instaliranih pisača i kopirnih uređaja« rekao je Ivan Senekovič, IKT administrator u Banci Raiffeisen Slovenija. »Bilo kakvo nadgledanje količina ispisa ili troškova tiskanja je bilo nemoguće. U takvim okolnostima nikako nismo mogli uspostaviti učinkovitu politiku ispisivanja«.

Problem je također predstavljala i sigurnost. S obzirom da rade s velikom količinom osjetljivih dokumenata, ne mogu si dozvolit gubitke prilikom ispisivanja ili kopiranja na hodnicima. Trebalo im je rješenje koje bi njihovim zaposlenicima omogućilo veću udobnost rada te istovremeno jednostavno rukovanje i održavanje mreže pisača u banci.

Sinergija Xeroxa i YSofta

Raiffeisen je na natječaju izbrao rješenje koje povezuje Xeroxove pisače i višenamjenske uređaje te programsko rješenje YSoft SafeQ. YSoft SafeQ Professional Edition je omogućio, ne samo precizno obračunavanje svih ispisa, već i upravljanje cjelokupnim tiskarskim okolišem na jednom mjestu.

Na temelju potraživanja stranaka, kopirne su uređaje opremili s terminalima Ultra Light, pošto je banka željela da korisnici mogu tiskati bez dodatnih funkcionalnosti. Kako bi osigurali nadzor nad skeniranjem, rješenju su dodali modul za upravljanje skeniranjem. Na zahtjev banke je YSoft pripremio posebna izvješća za praćenje operacija tiskanja (ispisivanja) na razini vodstva banke.

U nekoliko mjeseci do osjetnih rezultata

Banka je počela prepoznavati koristi novog rješenja nekoliko mjeseci nakon uvođenja istog. »Najprije su zaposleni pohvalili udobnost i jednostavnost uptrebe, posebno učinkovitost funkcije praćenja rada s pisačima«, rekao je Senekovič. »Svaki ozaposlenik može jednostavno poslati dokumene na ispisivanje te ih preuzeti na bilo kojem višenamjenskom uređaju u banci. Zadatak koji je naručio mu je jednostavno dostupan bilo gdje u banci.«

YSoft SafeQ je pojednostavio također i rad IT-odjela. Centralizirana struktura i jednostavno web sučelje olakšavaju naime rukovanje i održavanje cjelokupne mreže pisača.

Identifikacija korisnika je bila integrirana pomoću aktivnog imenika (LDAP) te s postojećim identifikacijskim karticama zaposlenika. Tako su izbjegli promjene i postavljanje novog identifikacijskog sistema RFID.

»Ključna prednost izbranog rješenja je ušteda na troškovima na temelju optimizacije tiskarskog okruženja, koju smo izveli na temelju podataka prikupljenih pomoću aplikacije YSoft SafeQ. Dobili smo preciznu procjenu mogućnosti zamjene skupih lokalnih pisača s mrežnim višenamjenskim uređajima. S odgovarajućim nadzorom smo stvorili jasnu sliku o količinama ispisa i njihovoj strukturi. Iako smo znali smo da su količine ispisa u banci velike, nismo mogli procijeniti koliko nas zaista koštaju,« objasnio je Senekovič.

Precizan nadzor je pokazao točne količine ispisa te njihovu strukturu po troškovnim mjestima te čak i po pojedinačnim korisnicima. Prednosti nadzora so otkrili relativno rano, pošto je veoma utjecao na ponašanje zaposlenih. Učinak toga je bilo momentalno smanjenje količine ispisa i smanjivanje troškova za 30 do 40 posto. U skladu s tim su predvidjeli kako će im se ulaganje u rješenje vratiti u roku godine i pol dana.

Širenje na ostale podružnice

U nastavku projekta namjerava Raiffeisen uvesti lokalni nadzor tiskanja za podružnice po cijeloj Sloveniji, što im omogućava proširen kapacitet programske opreme YSoft. Time namjeravaju uspostaviti jasan pregled svih aktivnosti tiskanja, nastalih troškova te uvesti obračun tiskanja po troškovnim mjestima.

»Danas se mnogo govori o smanjivanju troškova. S YSoft SafeQ tiskamo jeftinije, a ušteđeni novac možemo investirati u poboljšanje usluga za stranke« zaključuje Senekovič.